Due termini distinti, spesso tradotti entrambi con “conformità” in italiano. Un errore che genera comportamenti sbagliati e costosi nelle organizzazioni.

Cosa significa “compliance”

Il termine deriva dal latino complere (“compiere”, “realizzare”). Indica l’adesione a requisiti obbligatori imposti da autorità esterne: leggi, regolamenti, normative locali, nazionali e internazionali.

Essere compliant significa rispettare la norma non solo nella forma, ma nello spirito — evitando sanzioni legali, danni reputazionali e rischi operativi.

Esempi concreti:

• Rispetto del GDPR per la protezione dei dati personali nell’UE
• Adesione alle normative fiscali, ambientali e di sicurezza sul lavoro (OSHA)
• Compliance alle norme EMA (Europa) o FDA (USA) per le aziende farmaceutiche
• Compliance rispetto al D.Lgs 231/2001 sulla responsabilità delle persone giuridiche

Cosa significa “conformance/conformity”?

I termini conformance e conformity sono sinonimi e vengono usati indistintamente come recita l’Oxford Dictionary. Di derivazione latina (conformare, ovvero “dare forma”), entrambi i concetti indicano il rispetto e l’adesione a standard, specifiche tecniche e linee guida.

Questi parametri possono essere:

• Volontari: definiti da organismi di normazione internazionali (come l’ISO).
• Contrattuali: stabiliti e concordati direttamente con i clienti.

Esempi concreti:

• Certificazione ISO 9001 per la gestione della qualità
• ISO 14001 per la gestione ambientale
• ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni
• Rispetto delle specifiche tecniche concordate con un cliente in un contratto

Il Pensiero di Alessandro Cerboni: compliance come proprietà emergente

Il cuore del problema risiede nel modo in cui l’organizzazione “vive” la norma. Alessandro Cerboni (Complex Systems & Behavioral Compliance Strategist | Vicepresidente Assocompliance | Lead Auditor ISO 37301 | Rapp. Interessi Camera dei deputati | Docente corsi Universitari ) evidenzia una distinzione ontologica fondamentale.

“La conformità (conformance) – afferma Cerboni -è un comportamento esterno: ci si adegua alla norma perché esiste un controllo o una sanzione. Cessa quando l’osservatore viene meno.

La compliance – l’acquiescenza nel senso più profondo – è, invece, una proprietà interna, una caratteristica emergente del sistema organizzativo che si manifesta anche quando nessuno sta guardando.”

Inoltre, limitarsi agli aspetti formali (i.e. manuali, checklist, test, regolamenti), senza una reale adesione interna, produce un sistema di facciata. Cerboni definisce questo fenomeno “paper compliance”, ovvero: un castello di apparenze costruito per dimostrare una conformità che non esiste nella pratica quotidiana. Un approccio non solo rischioso, ma che raddoppia il lavoro: l’organizzazione opera in modo non acquiescente e poi deve faticare per produrre evidenze documentali che “provino” il contrario.

È diverso anche il perimetro: la compliance è trasversale e integrata ed abbraccia l’intera azienda e le sue filiere a monte e a valle. La conformità è circoscritta a specifici settori e aspetti normativi.

Sistemi complessi e compliance “by design”

Un’organizzazione è un sistema complesso dinamico in cui il comportamento collettivo emerge dalle interazioni tra le persone, non da imposizioni dall’alto. La vera compliance è un fenomeno che auto-emerge dall’insieme delle interazioni degli agenti (acquiescenza)

Per ottenere una vera compliance, Cerboni suggerisce di:

1. Agire sulle Interazioni – Sviluppare un’auto-responsabilizzazione tale che la rete di relazioni crei faccia auto emergere un comportamento compliant e nel contempo sia di barriera spontanea ai comportamenti divergenti.
2. Compliance by design – Modificare i processi in modo che l’agire quotidiano sia intrinsecamente allineato allo spirito e il senso della norma. Quando la compliance è integrata nel design dei flussi di lavoro, i costi operativi si riducono drasticamente poiché il rispetto della legge diventa il modo naturale di lavorare e i risultati del lavoro stesso sono in test continuo .

Come ottenere la certificazione: compliance vs. conformance/conformity a confronto

Per la “compliance”:

• Identificare le normative applicabili (es. GDPR, NIS2, D.Lgs.231)
• Sviluppare o modificare procedure e verificare il compimento di certi requisiti
• Superare ispezioni e test di terze parti accreditate o audit interni
• Inviare documentazione all’ente regolatore se prevista
• Ottenere il certificato dopo revisione formale se richiesto

Per la “conformance/conformity”:

• Definire le specifiche contrattuali o di standard da adottare
• Sviluppare regolamenti e check list di controllo
• Stabilire processi di quality assurance e test continui (ciclo di Deming)
• Documentare risultati e fornire evidenze al cliente o all’ente certificatore

Conclusione: perché bilanciare compliance e conformance/conformity è una scelta strategica

Confondere i due termini non è solo un problema semantico: porta a trascurare obblighi normativi oppure a perdere vantaggio competitivo per mancata adesione agli standard di settore.

Pertanto, è importante comprendere che:

Compliance = requisiti obbligatori (leggi e regolamenti applicabili a livello locale, nazionale, internazionale) acquiescenza allo spirito e al senso delle leggi.

Conformance/conformity = requisiti formali e/o volontari (standard ISO, specifiche cliente, best practice di settore)

Bilanciare entrambe, evitando di essere solo conformi ma non in compliance consente alle organizzazioni di operare in modo legalmente sicuro, operativamente eccellente e strategicamente competitivo, anche nell’attuale scenario di permacrisi e policrisi globale.

Concludendo, come afferma Cerboni, “Passare dalla “conformità formale” all’acquiescenza sostanziale significa trasformare la compliance da un costo burocratico a un pilastro di resilienza e integrità organizzativa”.

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